【導入事例:マネーフォワード】RPAの社内活用の進んだ理由は、クラウド型×使い放題だったこと。 実用性・社内の横展開のしやすさで言えば、Robotic Crowdが圧倒的

【導入事例:マネーフォワード】RPAの社内活用の進んだ理由は、クラウド型×使い放題だったこと。 実用性・社内の横展開のしやすさで言えば、Robotic Crowdが圧倒的

自動家計簿や経理サポートなど、個人・個人事業主・法人の様々なお金にまつわる課題を解決するサービスを提供する、株式会社マネーフォワード様。Robotic Crowdの活用状況についてお話を伺いました。

経理部の慢性的な人手不足によって、RPA導入を検討

—Robotic   Crowdを導入された経緯はどんなものだったのでしょうか?

はじまりは、経理部が慢性的な人手不足に陥っていたことでした。弊社はカルチャーとしてテクノロジードリブンを掲げている会社でもあるので、人を増やして解決するのではなく、なんとか効率化することで克服できないかと思い、RPAの導入を考えはじめました。

 高機能性の魅力・クラウド型の使いやすさの魅力・練習し放題の魅力のつまったRobotic Crowd

—RPAのなかでもRobotic Crowdを選んでいただけた理由はなんなのでしょうか?

クラウド型のRPAを選んだのは、それが弊社のマネーフォワード クラウド会計との相性が一番良いと思ったからです。自動化を検討していた業務は、スプレッドシートから弊社のクラウド会計につながるものなど一切ローカルを通らない性質のものだったので、わざわざインストールして中を触らせる必要がなく、ウェブ上で完結して機動力のあるSaaS型モデルがぴったりでした。

またRobotic Crowdは従量課金ではなく、ロボット2台を使い放題なところも大きな魅力でした。他社のクラウドRPAも検討したのですが、そちらは自動化するプロセスのなかで工数が増える毎に料金が上がっていってしまうのが難点でした。最初は試行錯誤しながらロボットを回すことになるわけで、使う毎にコストを気にして、十分に学習できないのは辛いな、と。結果、JavaScriptにも対応しており機能性が高く練習もし放題という「内容も時間も、一番遊べるRPA」と感じたRobotic Crowdに決めました。
(注:コードを書かずにロボットの設定をしていただくことも可能です)

クラウド型であることにより、社内での横展開が容易に

これは導入後に思ったことなのですが、クラウド型だったことは、のちに社内で横展開をしていく時にも非常にプラスでした。特定のパソコンにインストールするタイプのRPA(デスクトップ型)だと、場所的な制約やそれぞれのパソコン環境の違いもあって、スムーズな助け合いが難しいです。ですがクラウド型のRobotic CrowdはOSへの依存性がなく、どのパソコンからも同じ条件で開けるので、運用が本当に便利です。パソコンを持っていって隣にパッと座って・・・というコミュニケーションも、簡単にできますからね。

単純作業はロボット・高付加価値作業は人間というリソースの最適配分を実現

—導入業務はどのようなものがありますか?

現在では経理・営業・事業推進本部、クラウド会計開発の4部署で導入しています。営業はデモアカウントを作ったり、入社処理を一括で自動化したり、各部署で1・2人が運用担当として触っています。私のいる経理部では「複数のデータポイントから情報を集めてきて、判断をする」という作業がとても多いのですが、判断の前工程であるデータのセットアップ作業を自動化しました。たとえば弊社は多様な商流が多く、ひとつのことを判断するためにSalesForceから仕訳を作るだけでも、20回別のレポートを開き、それぞれダウンロードしたものをこちらで突合させるような業務も多くあったのですが、ひとつ1分で行っても、そのセットアップ作業で20分。ですがRobotic Crowd導入のおかげで照合・判断・分析のための前処理作業はすべてロボットがしてくれるようになり、社員はもっとも付加価値の高い作業に専念できるようになりました。 

—導入後、社内でどうRPA化を広げられていったのでしょうか?

興味がある人を招待したRPA用の社内チャットグループを作って、そこでRPA運用のコミュニティのようなものを作りました。チャット上で「こんなことができるよ」と活用例を紹介したり、質問に答えたりして、今では20人強くらいのグループになっています。社内で勉強会的なチュートリアルを行い、「あとでわからないことが出てきたら、このチャットで聞いてね」という場です。

社内勉強会も、月1くらいで開催しています。弊社では、社の方針としてRPAは使う部署の人が作るものだと考えています。使う人が作るのが、結局は一番良いものができるからです。でも漠然としたものをツールに落とし込むのは最初は難しく、「ロボットに置き換えれる業務は何か?」と聞いても、なかなか出てきません。なので他部署の人には「やりたくない業務はなんですか?」と聞いて、それを一緒にどうやって置き換えるかを考えるのが勉強会、というイメージです。

プログラミングのバックグラウンドがある人の方が当然吸収率は速いですが、なくても、やれていますよ。私も、Web系のプログラミング言語は知りませんでした。

導入を成功させる秘訣はRPAを「おまけ」とするのではなく担当社員の評価に組み込むこと

—導入時にこれは大切だと思うことなどはありますか?

運用にあたっての環境整備をすることだと思います。とはいえ特別なものではなく、運用を業務だと認識し、その成果をしっかり評価するということです。私は最初は自分の時間を使ってRPAの勉強をしたり、どうやって業務に導入し得るかなどを考えたりしていたのですが、本格的に導入するとなった時に、上司に掛け合ってRPAの運用を自分の評価項目に盛り込んでもらいました。当たり前に聞こえるかもしれませんが、この一段階を踏んでおいて本当に良かったです。RPAはパッと誰もが理解できるものではないですし、最初の頃はなかなか成果がでなくて理解されない時間もあるので、運用を業務だと認識し、その成果をしっかり評価する体制の元で導入することはマストだと思いますね。

—Robotic Crowdの使用の体感はいかがでしょうか。

UXがとても良く、製品にストレスを感じることがありません。また、この前までできなかったことがいつの間にかできるようになっていたり、開発・製品改良のスピードがとても速いと感じます。

個人的には、RPAを使うことによって結果的にプログラミング的な思考を吸収することができ、発想が以前より論理的になったと感じています。自動化した分業務に終われなくなり本質的なことを考える時間も増えたので、今は日常業務の効率化を超えて「経理って、どこまでやれるんだろう」と、考えるようになりました。以前は考えられなかった余裕ですね。またRPAの導入により属人的にまわっていた業務を一般化することもできて、会社としての安定感が増したと思っています。

(取材・文/上原里菜)