Wantedly様、Robotic Crowd 導入事例

Wantedly様、Robotic Crowd 導入事例

業務時間を3分の1以下に削減、従業員が自ら運用できることで、部署を超えてRPAが広がった

契約手続きや請求業務、営業データ取得などに利用、Googleスプレッドシートとの連携も行う

Q:現在の担当されている仕事内容と人数について教えてください

震明さん:私たちはビジネスSNS「Wantedly」を提供するウォンテッドリーという会社です。私のいるオペレーションチームは、7名体制で、25,000社以上の登録企業様の契約や利用の管理業務全般を行っています。その他にもセールスサポートも行っています。具体的には、お申し込みのあった企業様の新規契約手続きや契約更新、請求書に関連する業務、セールスチームが営業の際に使用する様々な数値データの取得などを行っています。

Q:どの様な業務にRobotic Crowdを使用していますか?

震明さん:お客様が当社のサービスにお申込みいただいた際の契約手続きや、請求業務の一部、更にセールスサポートとして基幹システムやセールスフォースの数値データを日次で取得するなどの業務でRobotic Crowdを導入しています。

Robotic CrowdでGoogleスプレッドシートとの連携なども行っています。

100%Macの当社では、OSに左右されないRPAが必須だった

Q:なぜRobotic Crowdを選んだのですか?

震明さん:導入当時、業務はまだ人の力でできる範囲でしたが、サービスの成長に伴い作業量が徐々に増加しており、今後のスケールアップも見据え自動化を検討しました。今のまま続けていくと業務が増え、それに伴い人も増やしていかなければならなくなりますが、教育コストなども比例して膨らんでいくのは避けたいと感じていました。更に人が行うことで人的ミスも増え、それをリカバリーする業務も増えるためRPAならそれを防げるという期待がありましたね。

当初、他のRPAの導入も検討していましたが、イニシャルコストの低さや、アカウント増加や管理のやりやすさ等、柔軟性の面から、業務状況に変化が多く、小さく試す事が多い当社にはRobotic Crowdは合っていたと思います。

また、他のRPAだとWindowsにしか対応していないことが多いのですが、当社は100%Macですので、Robotic CrowdだとMacでもWindowsでも問題なく導入できたので、OSに左右されないところも非常に大きかったですね。

約2ヵ月で導入し、他部署へも自然と広まった。現在操作しているスタッフ全員が非エンジニア

Q:実際に導入するまでにどのくらいかかりましたか?

震明さん:私は3月末(2018年)に入社して、5月から始まった初めてのプロジェクトがこの仕事でした。Robotic Crowdと出会った段階では私が1人で進めるプロジェクトで、1日社内にカンヅメで、Robotic Crowdを触り倒すことをやりました。Robotic Crowdが採用していたロジックの理解から学んで、チュートリアルさんと一緒にサービスの改善などもお願いしながら、サポートを受け一緒に進めていきました。

5月中旬にトライアル版を利用した検証がスタートして、7月には私の部署で実運用がスタートし、その後徐々に他の部署に広がっていきました。

Q:他部署へはどのようにして広まったのですか?

震明さん:当社では、毎週金曜日の夜に全社に成果を発表する場があるのですが、そこでRobotic Crowdをどのように導入したかを発表したところ、他の部署から「自分の部署でも作ってみたい。」という声が複数挙がりました。今は導入したいという人に対して、私が一時間ほどチュートリアルを実施した後、その人と一緒にペアプログラミング形式で作ります。ある程度作成に慣れてきたらそこからは本人に任せて、質問があれば私が対応するようにしています。

自分の部署での成功例があったので、社内での導入が自然に広まっています。Wantedlyが「非労働集約的なビジネスモデル」を確立したいという思いがある組織だったことも背景にあります。

現在は他部署の6人がロボットを独自に作り始めていて、今では人事系作業、カスタマーサービス、自社サービスに顧客がアップした記事の1次チェック、営業で調査に必要な数値出しなどにも、他部署のスタッフが自分でRobotic Crowdを利用しています。

もちろん私の方で分からない部分を教えることもありますが、基本的には通常のメンバーが開発メンバーの力を借りずにやれる範囲が広がったと思います。全員がエンジニアではないメンバーですが、6人のうち半数は既に1人で作れるレベルになりました。

導入前は、コスト削減や人的ミスが課題だった

Q:Robotic Crowdを導入する前はどの様な状況でしたか?

震明さん:導入する前は、チームの派遣社員3人のうち2人は常時契約業務に貼りつきでやっている状態でした。特に新規申込が増える月末に向けて残業が発生してしまう傾向にありました。

その工数もですが、メール作成時の入力ミスなど、人的ミスも大きな課題でした。事前に確認しきれる数ではなく、ミス発生後のリカバリー作業も負担となっていました。

サービスを拡大しながら、コスト削減をすることもチームの課題でした。

導入後、3分の1以下に業務時間を削減し、更に改善活動やサービス検証など手が付けられていなかった業務に時間を使えるようになった

Q:導入して業務はどのくらい削減できましたか?

震明さん:今まで3名体制でやっていた業務が、ほぼ1人で1〜2時間やれば終わっています。もちろん自動化できない部分は人間がチェックしたりはしますが、業務時間は激減したと言えます。

加えて、作業の実施状況がわかりやすくなりました。人的ミスや作業漏れはどこで発生するかわからないので、契約状況など1社1社確認する必要があったのですが、RPAであれば、一度出来ていることは原則同じように繰り返される為、確認が楽になりました。

ミスの具体的な発生件数は取得していませんでしたが、体感的には週に1、2件あったものがRPAに置き換わったことでなくなったと思います。

Q:業務を削減できたことで、どの様な効果がありましたか?

1つは空いた時間を使って、マニュアルを作成したり、オペレーション改善の為の調査作業をやってもらったり、本来やりたかったことをできるようになりました。

もう1つはエンジニアではないビジネスメンバーがエンジニアの力を借りなくてもできる事が増えました。例えば最近では新しいサービスを検証するときに、すぐにシステムを作らなくてもRPAでデモ製品を作成することでテストできるねという話になっています。

人にしか出来ない作業に集中する事で、新しい価値を生む手助けになっていくと感じている

Q:将来、RPAはどんな影響を企業経営に与えると思いますか?

震明さん:業務時間の削減も効果は大きいですが、各メンバーが人間にしかできない、業務に時間を使えるようになることで、新しい価値を生み出せる人が増えていき、結果企業経営に良い影響をもたらすのではないかと感じています。